SCRUM – The Art of Doing Twice the Work in half the Time

The agile software development life cycle

1
145
SCRUM
Rangkuman buku The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

SCRUM – The Art of Doing Twice the Work in half the Time. Ditulis oleh Jeff Shutherland yang merupakan co-creator dari SCRUM. SCRUM akhir-akhir ini menjadi metode implementasi project yang sedang naik daun. Mengapa demikian? karena SCRUM menjanjikan sebuah pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan. Buku ini menjelaskan bagaimana, apa itu SCRUM, dan bagaimana cara kerja nya.

The Idea

Developer software atau orang IT, pasti mengenal beberapa metodologi implementasi dan management project. Yang paling terkenal dan paling banyak digunakan adalah metode WATERFALL. Dimana ada beberapa tahapan yang harus dilalui secara berurutan dan masing-masing milestone harus dilengkapi dengan dibuatnya sebuah dokumen, gant chart dan precise measurement. Satu siklus tersebut sebagai berikut:

  1. Requirement
  2. Design
  3. Development
  4. Acceptance Test / Verification
  5. Maintenance

Metode ini biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama dan baru bisa dikonfirmasi kepada product owner pada fase ke 4. Dan sometime itu sudah memakan waktu yang lama dan jika analisa dan desain salah atau terjadi perubahan, untuk kembali ke fase awal lagi untuk memperbaiki akan mengeluarkan cost yang tidak sedikit. Sebenarnya tidak ada yang salah dengan metodologi SDLC Waterfall ini, tapi jika ada metode lain yang lebih agile, mengapa tidak digunakan?

Methodology SCRUM dibuat untuk penyelesaian project dengan lebih baik dan lebih cepat. Dengan berfokus pada yang product owner inginkan (what people want) akan memberikan arah yang benar selama pengerjaan pekerjaan. Semua yang dikerjakan harus berdasarkan tujuan yang reasonable dan dari tim yang mempunyai mindset / pemikiran yang sama. Proses cycle scrum mengharuskan tim terus melakukan inspect dan adapt untuk melakukan improve.

Pemimpin project dan product owner harus rutin / regularly check in kedalam tim untuk menyatukan tim, baik dalam mendesain goal dan improve productivity. Dalam SCRUM dikenal Shu Ha Ri yang men adopt dari Toyota, yang maksudnya adalah lakukan dengan:

  1. learn the rules and forms,
  2. mastery, dan
  3. make innovation.

The Team

SCRUM akan lebih baik jika dilakukan dalam small team yang terdiri dari 7 orang, kalau ada kurang lebihnya diharapkan tidak lebih dari 2 orang. Small team yang beranggotakan 7 orang +- 2 ini disebut sebagai rule of thumb. Karena tim kevin, semua orang harus tahu semua tentang yang sedang dikerjakan.

Susunan anggotanya bagaimana? Best team SCRUM terdiri dari Cross functional background yang bisa secara autonomous dalam team. Bergerak dengan ritme yang sama dan tidak ada anggota tim yang sok heroik.

The Time

Untuk menjaga project tetap dalam jalur yang benar, maka harus dilakukan pertemuan setiap harinya. Dalam scrum dikenal istilah “Daily Stand-up” atau “Daily SCRUM” yang merupakan short meeting yang dilakukan setiap hari. Kalau bisa dilakukan diawal hari sebelum memulai aktivitas project. Daily SCRUM dilakukan setiap hari pada waktu yang sama tidak lebih dari +- 15 menit untuk membahas sprint yang telah dan akan dilakukan. Jika ada cagayan maka simpan dalam note dan dibuat pembahasan lanjutan setelah daily scrum selesai. Diskusi dalam daily scrum harus crisp, direct dan to the point. Semua anggota tim diharapkan agressive dalam diskusi sehingga semua permasalahan / backlog bisa diselesaikan.

Perlu diperhatikan, team harus mengerjakan one thing at one time. Karena multitasking akan mengurangi fokus anggota tim. One thing at one time dilakukan juga karena untuk mengurangi cost of switching context dan mengurangi melakukan hal yang tidak perlu / waste. Banyaknya backlog bisa disiasati dengan melakukan prioritizing between task / project. Pastikan semua doing it right the first time, tidak perlu terlalu perfect yang penting dilakukan dengan benar. Karena akan sangat mempengaruhi langkah kedepan. Jika salah pertama kali melangkah, akan seterusnya salah atau memperbaikinya akan costly.

The Plan & Action

Didalam SCRUM, permasalahan atau requirement didefinisikan dalam bentuk story bukan task. Semua didefiniskan mempunyai alur cerita pendek (short story) yang menggambarkan kondisi reality. Gunakan metode Delphi dalam setiap sprint Scrum dimana semua team member declare idea. Semua ide tim member harus memenuhi kriteria INVEST (Independent, Negotiable, Valuable, Estimable, Small, Testable).

Semua ide-ide dibuat visible untuk semua tim dan stakeholder dalam bent SCRUM Board. SCRUM Board terdiri dari:

  1. Backlog / Story
  2. To do
  3. in Progress
  4. in Review / Q&A
  5. Done
SCRUM BOARD
Scrum Board

SCRUM board biasanya dibuat dalam bentuk sticky note yang menempel didinding sehingga terlihat dengan jelas progress yang dibuat. Dengan visibility yang bagus, maka kecepatan mengerjakan sprint bisa diatur. Karena velocity x time = delivery.

Membuat prioritas merupakan salah satu yang harus dilakukan dalam SCRUM. Prioritas bisa dilakukan dengan mengacu pada product vision dan dengan create backlog. Tulis dan tempel semua story yang memungkinkan untuk dimasukkan (bisa dari product vision atau dari product owner). Gunakan metode OODA (Observe, Orient, Decide, Action) dalam membuat backlog dan prioritizing. Prioritizing disini yang dimaksud adalah memutuskan mana yang akan dilakukan terlebih dahulu. Bagaimana caranya? pilih yang:

  1. Biggest business impact
  2. What customer most important
  3. Most money
  4. Most value at lowest risk first
  5. Easiest to do
  6. Pareto principle

Backlog yang dibuat harus sepersetujuan dari backlog owner, siapa backlog owner itu?, yaitu product owner. Pastikan product owner:

  1. Acknowledge about this domain (what can, what cannot)
  2. Empowered to make decision
  3. Available to the team
  4. Need to be accountable for value

Karena peran product owner sangat vital dalam pengambilan keputusan, maka pastikan product owner mendapatkan informasi segera dan bisa memberikan feedback secara langsung (realtime).

Berikut ini mindmap dari buku “SCRUM – The Art of Doing Twice the Work in half the Time” by Jeff Sutherland

The Art of Doing Twice the Work in Half the Time
Mindmap The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

The Art of Doing Twice the Work in Half the Time
Rangkuman buku The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

1 COMMENT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here